Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
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IRSC, CRSNG et CRSH

Information et instructions à l'intention des agents de liaison des bourses pour gérer le Programme de bourses d'études supérieures du Canada au niveau de la maitrise

Table des matières


Définitions

BESC M : Bourse d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise.
Bourse : Financement offert ou directement détenu (au nom du titulaire de la bourse) par le CRSH, le CRSNG ou les IRSC.
CRSH : Conseil de recherches en sciences humaines du Canada.
CRSNG : Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada.
Établissement : Établissement postsecondaire canadien qui reçoit un quota dans le cadre du Programme de BESC M.
Exercice : Période du 1er avril au 31 mars.
IRSC : Instituts de recherche en santé du Canada.
Organisme : Chacun des trois organismes subventionnaires fédéraux, soit le CRSH, le CRSNG et les IRSC.
Quota : Le nombre de bourses que l’établissement pourrait offrir au nom des organismes subventionnaires au cours d’un cycle de financement.
Titulaire d’une bourse ou boursier :
Personne qui détient une bourse active des IRSC, du CRSH ou du CRSNG.

Rôles et responsabilités

Les établissements sont responsables de ce qui suit :

  • respecter l’This link will take you to another Web site Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche;
  • respecter les politiques, les lignes directrices et les dates limites du Programme de BESC M;
  • administrer le processus de sélection pour octroyer les BESC M;
  • gérer l’état des demandes dans le Portail de recherche, y compris, dans le cas des demandes pour lesquelles un financement a été recommandé, régler l’état des demandes à Offert;
    • Remarque : La décision finale en matière de recommandations de financement revient aux organismes. Une fois que les offres de BESC M ont été acceptées, les établissements doivent confirmer la liste des bourses dont ils recommandent l’approbation en utilisant le rapport financier et de bourses dans l’Extranet des bourses des trois organismes.
  • administrer les bourses une fois qu’elles ont été approuvées par les organismes;
  • rendre compte aux organismes de l’utilisation des fonds du Programme de BESC M et des résultats liés à celui-ci.

Processus d’inscription pour les agents principaux de liaison des bourses

Le Portail de recherche offre un guichet unique aux candidats et aux établissements. Il sert à gérer les demandes, offrir des bourses et afficher les annonces des résultats.

Chaque établissement doit désigner un agent principal de liaison des bourses. Ce dernier peut donner des droits d’accès spécifiques aux agents de liaison des bourses et aux agents adjoints de liaison des bourses afin qu’ils contribuent au processus de sélection, tel qu’il est indiqué ci-dessous.

Pour vous inscrire à titre d’agent principal de liaison des bourses, suivez les étapes suivantes :

L’organisme vous accordera le rôle d’agent principal de liaison des bourses une fois que vous aurez créé votre compte et qu’il aura reçu votre formulaire d’inscription.

Le portail des établissements au sein du Portail de recherche est un espace de travail électronique sécurisé offert aux agents de liaison des bourses afin que ces derniers puissent :

  • visualiser, imprimer et enregistrer les demandes en format PDF;
  • gérer le processus de quotas;
  • visualiser les résultats des offres relatives aux bourses;
  • visualiser les avis d’octroi en format PDF.

Remarque : Il ne faut pas utiliser l’adresse de courriel associée au compte d’agent de liaison des bourses dans le Portail de recherche pour présenter des lettres de recommandation relatives à une demande de BESC M, car les agents de liaison des bourses ne pourront pas visualiser ces lettres dans le Portail de recherche.

Rôles et privilèges d’accès

Le portail des établissements confère les trois rôles suivants.

Rôles Privilèges d’accès

Agent principal de liaison des bourses

Remarque : Il s’agit du seul rôle qui sera établi par l’organisme subventionnaire.
  • visualiser, imprimer et enregistrer les demandes en format PDF;
  • attribuer un état à une demande (c’est-à-dire Offert, Candidat substitut, Non offert, Inadmissible, Reporté ou Retiré);
  • supprimer des rôles d’agent de liaison des bourses et d’agent adjoint de liaison des bourses ou les attribuer à d’autres personnes;
  • accéder au Portail de recherche, à l’Extranet des bourses des trois organismes et au rapport financier et de bourses; demander les versements pour les bourses; fournir des mises à jour sur l’état des bourses, les dates de début, les interruptions, les congés, les reports et les cessations.
Agent de liaison des bourses
  • visualiser, imprimer et enregistrer les demandes en format PDF;
  • attribuer un état à une demande (c’est-à-dire Offert, Candidat substitut, Non offert, Inadmissible, Reporté ou Retiré).
Agent adjoint de liaison des bourses
  • visualiser, imprimer et enregistrer les demandes en format PDF.

 

Attribuer ou supprimer des rôles

Cette tâche peut être réalisée uniquement par l’agent principal de liaison des bourses. Avant de commencer, assurez-vous que la personne à qui vous voulez attribuer un rôle possède un compte dans le Portail de recherche.

Attribuer un rôle

  • À la page Établissements du Portail de recherche, cliquez sur Agent de liaison des bourses dans le menu au haut de la page, puis cliquez sur Pouvoir d’attribution de rôles, et la page apparaitra.
  • Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
  • Indiquez l’adresse de courriel du nouvel agent de liaison des bourses dans le champ Courriel.
    Remarque : Cette adresse de courriel doit être la même que celle utilisée au moment de l’inscription au Portail de recherche.
  • Dans la liste déroulante, sélectionnez l’un ou l’autre des rôles suivants:
    • Agent de liaison des bourses
    • Agent adjoint de liaison des bourses
      Remarque : Les rôles attribués aux agents de liaison des bourses ne sont pas propres à chaque organisme. Les agents de liaison des bourses pourront voir les demandes présentées aux trois organismes.
  • Cliquez sur Ajouter.
  • Répétez les étapes 2 à 5 pour ajouter d’autres agents de liaison des bourses autorisés à l’établissement.

Supprimer un rôle

  • À la page Pouvoir d’attribution de rôles, sélectionnez le nom de l’agent de liaison des bourses que vous voulez supprimer de la liste et cliquez sur Supprimer. Un message de confirmation apparaitra.
  • Cliquez sur OK pour supprimer le nom de la liste. La page sera actualisée et le nom de la personne ne figurera plus dans la liste.

Processus du concours

Portail de recherche – Bienvenue

Ouvrez une session dans le Portail de recherche au moyen de votre adresse de courriel et de votre mot de passe. Les deux onglets suivants apparaitront : (1) Candidat et (2) Établissement (ALB). Dans l’onglet Établissement (ALB), vous pouvez consulter la liste de toutes les demandes présentées à votre établissement.

La page Établissement (ALB) est divisée en trois sections :

  1. Quotas
  2. Sommaire de l’état des demandes
  3. État des demandes

Remarque : La première fois que vous accédez au portail des établissements (ALB), vous devez accepter les modalités pour l’agent de liaison des bourses avant de pouvoir visualiser les demandes. Il vous incombe de conserver une copie des modalités acceptées pour vos dossiers.

Quotas et sommaire de l’état des demandes

Chaque établissement admissible reçoit de chaque organisme un quota distinct. Pour en savoir plus, consultez la page Quotas de bourses d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise. Cependant, veuillez noter que les reports antérieurs peuvent réduire le quota de l’exercice en cours en dépit de ce qui est affiché sur la page.

Les établissements doivent offrir les bourses en fonction du quota de BESC M qu’ils reçoivent chaque année de chaque organisme. Les quotas ne peuvent pas être transférés à l’année suivante ni d’un organisme à l’autre.

La section Quotas du Portail de recherche comporte deux parties : (1) Quotas par organisme subventionnaire et (2) Quotas qui restent.

Les quotas par organisme subventionnaire représentent le nombre de bourses que l’établissement pourrait offrir au nom des organismes au cours d’un cycle de financement.

Les quotas qui restent représentent le solde des quotas à mesure que les offres sont présentées aux candidats retenus au nom des organismes. À mesure que les offres sont présentées, le total des quotas de chaque organisme diminue en conséquence. S’il ne reste plus de bourses à offrir, le total des quotas est 0.

Réception des demandes (1er décembre)

Les candidats doivent remplir et présenter leur demande au moyen du Portail de recherche au plus tard à la date limite de présentation des demandes, soit le 1er décembre, avant 20 h (HE). Si la date limite tombe un jour de fin de semaine, les demandes doivent être présentées au plus tard le prochain jour ouvrable avant 20 h (HE). Les établissements ont accès aux demandes en format électronique (PDF) dans le Portail de recherche.

Visualisation des demandes (état des demandes)

Pour visualiser une demande (état = Reçu par l’administrateur), cliquez sur le titre de la demande que vous souhaitez visualiser. La page Aperçu de la demande apparaitra. Dans la page Aperçu de la demande, vous pouvez exécuter les opérations suivantes.

  • Sous la rubrique Demande, cliquez sur Visualiser, et une version imprimable de la demande apparaitra. Vous ne pouvez pas visualiser les pièces jointes à cette étape.
  • Sous la rubrique Pièces jointes, cliquez sur Visualiser pour visualiser les pièces jointes en format PDF.
  • Sous la rubrique Pièces jointes, cliquez sur Exporter la demande et les pièces jointes en PDF pour visualiser l’ensemble de la demande, y compris les Formulaires de recommandation du répondant.
  • Sous la rubrique CV communs canadiens téléchargés, cliquez sur Visualiser et une version en format PDF du CV commun canadien (CVC) du candidat pour le concours de BESC M apparaitra.
  • Sous la rubrique CV communs canadiens téléchargés, cliquez sur Visualiser – version de l’évaluateur et une version en format PDF du CVC du candidat pour le concours de BESC M apparaitra. Les renseignements personnels (comme l’adresse postale ou l’adresse de courriel) ne figurent pas dans le CVC. L’établissement doit se servir de cette version du CVC aux fins de l’évaluation.
  • Sous la rubrique Invitations, cliquez sur Visualiser et une version imprimable du Formulaire de recommandation du répondant apparaitra.

Pour filtrer les demandes, entrez une valeur dans le champ de la colonne pertinente, puis sélectionnez le type de filtre en cliquant sur . Vous pouvez filtrer plus d’une colonne à la fois. Par exemple, on peut voir toutes les demandes qui ont été présentées au CRSNG et dont l’état est Offert en suivant les étapes suivantes :

  • Dans la colonne Organisme subventionnaire, entrez CRSNG, puis sélectionnez le type de filtre (p. ex., Contient). Toutes les demandes figureront sur la liste.
  • Ensuite, dans la colonne État, entrez le mot Offert, puis sélectionnez le type de filtre (p. ex., Égal à) et toutes les demandes pertinentes figureront sur la liste.

Pour effacer les filtres, cliquez sur , puis sélectionnez Pas de filtre. La page s’actualisera.

Remarque : Dans la section État des demandes, la liste des demandes affichée est par défaut celle des demandes présentées dans le cycle de financement en cours. Pour visualiser les demandes d’un cycle de financement antérieur, sélectionnez l’année pertinente dans la liste déroulante Cycle de financement et la page s’actualisera. Les demandes peuvent être filtrées ou triées selon :

  • le nom de famille
  • le prénom
  • le titre de la demande
  • la dernière mise à jour
  • l’état
  • le département
  • l’organisme

Pour trier les demandes, cliquez simplement sur l’un des entêtes de colonne susmentionnés.

États des demandes

Reçu par l’administrateur : La demande dument remplie a été présentée à l’établissement par le candidat.
Offert : L’établissement a présenté une offre de bourse au candidat.
Candidat substitut : Dans le cadre du concours de l’établissement, la demande a été jugée méritoire. Toutefois, en raison de son classement, elle se trouve en deçà du seuil d’attribution. Par conséquent, le nom du candidat figure dans la liste des candidats substituts. Si un candidat refuse une offre de bourse, les candidats dont le nom figure sur la liste des candidats substituts pourraient recevoir une offre de bourse.
Non offert : La demande n’a pas été jugée méritoire à l’issue du concours de l’établissement. Aucune offre subséquente ne sera faite au candidat.
Inadmissible : Selon les critères d’admissibilité énoncés dans la description de la possibilité de financement, la demande présentée a été jugée inadmissible.
Accepté : L’offre de bourse a été acceptée par le candidat.
Décliné : (a) L’offre de bourse de l’établissement a été refusée par le candidat; ou (b) Une offre de bourse d’un autre établissement a été acceptée par le candidat. Par conséquent, l’état de toutes les autres offres passe automatiquement à Décliné; ou (c) L’offre de bourse n’a pas été acceptée par le candidat dans les 21 jours suivant la date de l’offre.
Reporté : Avant de se prévaloir de la bourse, le candidat peut en demander le report pour une période maximale de trois ans, une année à la fois. Certaines conditions s’appliquent. Pour en savoir plus, consultez le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche.
Retiré : L’acceptation de l’offre a été retirée à la demande du candidat.

Vérification de l’admissibilité

L’établissement doit s’assurer que le candidat est admissible en se fondant uniquement sur l’information présentée dans la demande. Pour en savoir plus sur l’admissibilité, consultez la description du Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise ainsi que les instructions connexes.

Les établissements prennent des décisions concernant l’admissibilité du candidat en se fondant sur les lignes directrices du Programme de BESC M. Le candidat doit veiller à ce que sa demande soit complète et à ce qu’elle réponde aux normes de l’établissement à qui il la présente.

Admissibilité selon la moyenne de première classe
Les établissements peuvent offrir, à leur discrétion, une BESC M aux candidats qui n’ont pas obtenu une moyenne de première classe. Cette décision doit toutefois être documentée et signalée aux organismes dans le rapport financier et de bourses.

Admissibilité du programme d’études
Une demande peut être jugée inadmissible si le candidat n’a pas présenté une demande d’admission à un programme d’études admissible à l’établissement d’accueil proposé au plus tard à la date limite ou si sa demande d’admission a été refusée. Si un candidat se trouve sur la liste des candidats substituts, sa demande de BESC M ne devient pas nécessairement inadmissible. Dans ce cas, l’offre de bourse est conditionnelle à l’admission du candidat au programme d’études auquel il a présenté une demande.

Demandes inadmissibles
Lorsqu’une demande est jugée inadmissible, l’établissement en informe le candidat en modifiant l’état de la demande dans le Portail de recherche. Cela peut se faire dès le jour suivant la date limite de présentation des demandes. Dès que l’état de la demande change, le système envoie automatiquement un courriel au candidat afin de l’aviser de ce changement d’état. Les établissements peuvent modifier la date d’envoi de l’avis en sélectionnant la date à laquelle l’état de la demande est modifié dans le Portail de recherche.

Sujet de recherche (champ de recherche)
Une demande ne peut pas être jugée inadmissible en raison du sujet de la recherche. Le sujet de recherche proposé doit correspondre au mandat de l’un des organismes tel qu’il est prescrit par la loi. Vous trouverez des renseignements supplémentaires sur l’admissibilité du sujet de recherche dans le site Web This link will take you to another Web site Science.gc.ca. Les établissements doivent tenir compte de ces lignes directrices pour évaluer l’admissibilité des demandes et déterminer dans quel domaine elles s’inscrivent, c.-à-d. la santé (IRSC), les sciences naturelles et le génie (CRSNG) ou les sciences humaines (CRSH).

Les agents de liaison des bourses peuvent modifier le choix du candidat pour la section Champ de recherche si ce choix semble incorrect.

Les organismes se réservent le droit de vérifier l’admissibilité des demandes pour s’assurer que les lignes directrices applicables sont respectées.

Processus de sélection

Constitution du ou des comités de sélection au sein des établissements

La constitution du ou des comités de sélection de l’établissement doit être gérée par la Faculté des études supérieures (ou son équivalent). Chaque établissement doit établir le nombre de comités de sélection requis pour mener l’évaluation. On s’attend à ce que les comités soient de nature multidisciplinaire et axés sur des domaines de recherche précis (c.-à-d. la santé, les sciences naturelles et le génie et les sciences humaines) selon les besoins et lorsque cela est justifié (en fonction des quotas de l’établissement).

Des personnes non affiliées à l’établissement d’accueil peuvent être membres des comités de sélection, en particulier lorsqu’il s’agit de combler des lacunes dans les sujets de recherche en raison de conflits d’intérêts et d’assurer l’évaluation des demandes dans les deux langues officielles.

Protection de la vie privée, confidentialité et conflits d’intérêts

Les établissements doivent disposer de règles en matière de conflits d’intérêts qui s’appliquent à l’évaluation des demandes de BESC M et à la sélection des candidats. Les membres des comités de sélection doivent accepter de respecter les règles des établissements relatives à la protection de la vie privée, à la confidentialité et aux conflits d’intérêts. Pour en savoir plus, les établissements peuvent consulter la This link will take you to another Web site Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche, la This link will take you to another Web site Loi sur l’accès à l’information et la This link will take you to another Web site Loi sur la protection des renseignements personnels.

Loi sur les langues officielles

En vertu de la This link will take you to another Web site Loi sur les langues officielles, les organisations fédérales, dont les organismes, doivent respecter le droit des Canadiens à recevoir, dans la langue officielle de leur choix, les services qu’elles offrent directement ou par l’entremise d’autres organisations.

Les organismes sont déterminés à promouvoir un accès équitable grâce aux mesures suivantes :

  • s’assurer que leurs possibilités de financement permettent une participation de la collectivité respective de chacune des deux langues officielles;
  • offrir aux candidats un accès équitable aux renseignements et aux ressources dans la langue officielle de leur choix;
  • promouvoir et effectuer un suivi de la participation d’organisations de langue officielle minoritaire, de chercheurs et d’étudiants à leurs programmes.

Les demandes peuvent être présentées dans l’une ou l’autre des langues officielles. Par conséquent, les établissements doivent disposer de mécanismes pour être en mesure d’évaluer les demandes qui sont présentées en français et en anglais. Tous les candidats ont le droit de recevoir des services dans la langue officielle de leur choix.

Au besoin, les établissements peuvent obtenir de l’appui des organismes pour les aider à satisfaire aux normes en matière de prestation de services dans les deux langues officielles.

Évaluation

L’objet de l’évaluation est de déterminer à quels candidats une BESC M sera offerte et d’établir une liste classée de candidats substituts méritoires. Les établissements devraient dresser une liste de candidats substituts suffisamment longue pour qu’il y ait assez de candidats substituts par rapport au quota attribué, tout en tenant compte des offres refusées.

Les établissements doivent mener une évaluation du mérite rigoureuse et transparente pour déterminer à quels candidats ils doivent offrir une bourse. Seuls les documents présentés au moyen du Portail de recherche sont pris en compte dans le cadre de l’évaluation du mérite. Les pages excédant le nombre limite sont retirées avant le début du processus de sélection.

L’évaluation du mérite doit reposer sur les critères de sélection ci-dessous. Chaque critère est pondéré, et les membres de comité doivent en tenir compte au moment d’attribuer une note globale à une demande. Les établissements peuvent utiliser leur propre formule de notation pour attribuer une note aux demandes, à condition que la pondération proportionnelle de chaque critère soit respectée. Les établissements ne peuvent pas ajouter de critères à cette liste.

Considérations : Les membres du comité doivent tenir compte des circonstances spéciales qui pourraient avoir eu une incidence sur les travaux de recherche, la carrière, le dossier de rendement en matière de recherche ou de réalisations universitaires ou l’obtention du diplôme du candidat. Les candidats doivent expliquer leurs circonstances spéciales dans la section Congés et effets sur les activités de recherche du CVC.

Critère Description Pondération
Excellence universitaire L’excellence universitaire telle qu’elle est attestée par les résultats scolaires passés, les relevés de notes universitaires ainsi que les prix et distinctions reçus.

Les indicateurs de l’excellence universitaire sont les suivants :
  • le dossier universitaire;
  • les bourses et les octrois détenus par le candidat;
  • la durée des études antérieures du candidat;
  • le type de programme et de cours suivis;
  • la charge de cours;
  • le classement relatif (si disponible).
50 %
Potentiel en recherche Le potentiel en recherche tel qu’il est attesté par les antécédents en recherche du candidat, son intérêt pour la découverte, les travaux de recherche proposés, son éventuelle contribution à l’avancement des connaissances dans le domaine, ainsi que les résultats prévus.

Les indicateurs du potentiel en recherche sont les suivants :
  • la qualité et l’originalité des contributions à la recherche et développement;
  • la pertinence de l’expérience de travail et de la formation universitaire du candidat par rapport au domaine de recherche proposé;
  • l’importance, la faisabilité et la valeur de la recherche proposée;
  • le jugement et l’esprit critique;
  • la capacité d’appliquer les compétences et les connaissances;
  • l’esprit d’initiative et l’autonomie du candidat;
  • l’expérience de la recherche et les réalisations par rapport aux attentes pour une personne qui a l’expérience universitaire du candidat.
30 %
Caractéristiques et habiletés en relations interpersonnelles Les caractéristiques et capacités en relations interpersonnelles telles qu’elles sont attestées par les relations et les collaborations professionnelles et parascolaires antérieures pertinentes du candidat.

Les indicateurs des caractéristiques et des habiletés en relations interpersonnelles sont les suivants :
  • l’expérience de travail;
  • l’expérience en leadership;
  • la gestion de projet, notamment l’organisation de conférences et de réunions;
  • la capacité ou le potentiel de communiquer clairement et logiquement, par écrit et oralement, des concepts théoriques, techniques ou scientifiques;
  • la participation du candidat à la vie universitaire;
  • le bénévolat et le travail communautaire.
20 %

 

Résultats du concours (de la mi-mars au 1er avril)

Pour chaque concours, les établissements doivent dresser une liste de candidats à qui une bourse sera offerte. Tous les candidats admissibles dont la demande, bien qu’elle soit jugée méritoire, s’est classée en deçà du seuil d’attribution des bourses sont placés dans une liste de candidats substituts.

Chaque année, au plus tard à la mi-mars, les agents de liaison des bourses sont en mesure d’inscrire les résultats du concours de BESC M dans le Portail de recherche. Les organismes communiquent en avance et par courriel la date exacte à laquelle les agents de liaison des bourses peuvent accéder au portail des établissements.

Les quatre boutons suivants sont affichés dans le Portail : Offert, Candidat substitut, Non offert et Inadmissible. Il incombe à l’agent de liaison des bourses de changer l’état de chaque demande, qui indique Reçu par l’administrateur, en cliquant sur un de ces quatre boutons.

Les candidats dont la demande a reçu l’état Inadmissible ou Non offert ne pourront pas recevoir d’offres de bourse même si des bourses deviennent disponibles. Après avoir accompli cette tâche, aucune demande ne devrait avoir l’état Reçu par l’administrateur.

L’agent de liaison des bourses doit confirmer chaque sélection.

Lorsque l’état d’une demande est établi, le système envoie un courriel au candidat lui indiquant de vérifier l’état de sa demande. Les modifications à l’état des demandes doivent être apportées au plus tard le 1er avril, date à laquelle les résultats sont annoncés. Le Portail de recherche est le seul moyen par lequel les établissements sont autorisés à faire des offres de bourse officielles.

Les établissements (ou les départements) ne doivent diffuser d’aucune manière les résultats du concours avant le 1er avril (sauf dans le cas des demandes considérées comme étant inadmissibles puisque les candidats ayant présenté ces demandes sont avisés automatiquement).

État : Offert
Lorsqu’un établissement souhaite offrir une bourse à un candidat, l’agent de liaison des bourses doit cliquer sur Offert.

Les candidats disposent de 21 jours à partir de la date de l’offre pour accepter ou refuser celle-ci. Une fois l’offre acceptée, toutes les autres offres actuelles ou éventuelles (le cas échéant) sont refusées automatiquement dans le Portail de recherche, et ces candidats ne sont plus admissibles à d’autres offres.

Lorsqu’un candidat accepte une offre de BESC M au moyen du Portail de recherche, il doit sélectionner une date de début de la bourse. Le système génère un avis d’octroi des trois organismes qui comprend une lettre de félicitations, les renseignements sur la bourse et les modalités de la bourse. L’avis d’octroi est disponible en format PDF et constitue le document officiel du titulaire de la bourse. De plus, l’avis d’octroi est affiché dans la page Aperçu de la demande du candidat ainsi que dans le portail des établissements. Les documents officiels sont générés uniquement lorsqu’un candidat accepte une bourse.

Remarque : Si le candidat sélectionne une date de début incorrecte à l’étape de l’acceptation de l’offre de bourse, l’erreur ne pourra être corrigée dans le Portail de recherche. Au moment d’enregistrer la bourse, l’agent de liaison des bourses doit entrer la bonne date dans le rapport financier et de bourses.

Il incombe aux candidats de consulter régulièrement le Portail de recherche à compter du 1er avril pour voir si les résultats du concours y sont affichés.

L’offre de bourse est considérée comme étant conditionnelle jusqu’à ce que le candidat ait officiellement été accepté dans le programme d’études auquel il a présenté une demande (consultez la section Admissibilité du programme d’études). Si le candidat n’est pas admissible à se prévaloir de la bourse à la dernière date de début possible et s’il n’est pas admissible à un report, l’état de sa demande devra être fixé à Inadmissible.

État : Retiré
Si un candidat souhaite retirer son acceptation d’une offre de bourse, l’agent de liaison des bourses doit cliquer sur Retiré. L’état de la demande Retiré sera affiché dans le portail de l’établissement et dans la page Aperçu de la demande. L’état Décliné ne s’applique pas dans ce cas-ci.

Télécharger la liste des demandes en format Excel
Dans le portail des établissements, les agents de liaison des bourses peuvent télécharger le sommaire de l’état des demandes et la liste des candidats en format Excel. Le téléchargement sera effectué en fonction du dernier filtre ou du dernier tri (p. ex., état : Offert). Pour télécharger, cliquez sur l’icône .

Offres aux candidats substituts (du 1er avril au 31 janvier)

Les établissements peuvent faire des offres aux candidats substituts admissibles si certaines de leurs offres initiales ont été refusées, jusqu’à ce qu’ils aient épuisé leur quota. Ce processus doit être terminé avant le 31 janvier de l’année civile suivante. Après cette date, les établissements ne peuvent plus faire d’offre aux candidats substituts, et ce, même si certaines offres ont été refusées. Les établissements devraient donc inciter les candidats à accepter ou à refuser leur offre dans le Portail de recherche dans les plus brefs délais.

Nouvelle répartition des bourses non utilisées

Les organismes détermineront le nombre de bourses non utilisées avant la date limite, c’est-à-dire le 31 janvier. Afin de maximiser le nombre de BESC M accordées, les bourses non utilisées seront mises à la disposition d’établissements sélectionnés selon la formule  approuvée de répartition des fonds  afin qu’ils puissent les offrir aux candidats substituts admissibles avant le 31 janvier.

Appels

Les appels relatifs aux processus du concours de BESC M sont gérés au niveau de l’établissement conformément à ses propres politiques en la matière.

Administration après l’octroi

Politiques

Le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche comprend les politiques d’après-octroi qui s’appliquent aux BESC M.

Administration des bourses

Les établissements et les organismes partagent des renseignements et des mises à jour à propos des demandes de BESC M au moyen du rapport financier et de bourses, qui est un outil d’établissement de rapports. Bien que le Portail de recherche soit le site officiel pour consigner tous les renseignements s’effectue au moyen du rapport financier et de bourses. Dans certains cas, les établissements doivent mettre à jour l’état du candidat dans le Portail de recherche avant d’ajouter ou de modifier les renseignements dans le rapport financier et de bourses. Un tutoriel donnant un aperçu des étapes de base pour produire le rapport financier et de bourses est affiché dans l’Extranet des bourses des trois organismes.

Les établissements n’ont accès qu’à leur propre rapport financier et de bourses. Vous pouvez accéder à une liste préalablement établie des demandes présentées à votre établissement en sélectionnant le menu déroulant Établissements dans l’Extranet des bourses des trois organismes, puis en sélectionnant le Rapport financier et de bourses du concours courant. Cette liste est basée sur l’information contenue dans le Portail de recherche au 30 avril et est mise à jour au besoin par les organismes. Chaque entrée relative aux BESC M du concours en cours doit être saisie et mise à jour par l’établissement d’accueil afin d’assurer le paiement de la bourse.

Les établissements sont invités à terminer le plus tôt possible l’entrée des données relatives aux titulaires d’une BESC M, dont la date d’entrée en vigueur est le 1er mai, dans le rapport financier et de bourses. Après juin, les organismes compilent les données uniquement une fois par mois le premier jour ouvrable de chaque mois.

Remarque : Toutes les demandes dont l’état indique Accepté, Candidat substitut ou Reçu par l’administrateur ont été ajoutées aux listes des établissements et les informations de base ont été préalablement saisies pour faciliter l’entrée de données.

Produire le rapport financier et de bourses

Le rapport financier et de bourses est composé de cinq sections :

  1. Identification
  2. Inscription
  3. Congés
  4. Cessation
  5. Commentaires ou circonstances particulières

Identification

La plupart des champs dans la section Identification sont remplis au préalable et doivent être mis à jour seulement s’il y a modification des modalités de la bourse.

Changement d’organisme
Si l’établissement détermine, au cours du processus de vérification de l’admissibilité, qu’une demande n’a pas été présentée au bon organisme subventionnaire, l’agent de liaison des bourses devrait choisir le bon organisme au moyen du menu déroulant.

Changement de nom
Si le titulaire de la bourse indique que son nom a changé, modifiez son nom dans la section Commentaires ou circonstances particulières et assurez-vous qu’il a effectué les mêmes changements dans l’onglet Profil du Portail de recherche.

État de la bourse
Accepté, Décliné, Interruption et Cessation
1. Modifiez l’état dans le Portail de recherche  (pour Accepté ou Décliné);
2. Au moyen du rapport financier et de bourses, sélectionnez le nouvel état au moyen du menu déroulant État de la bourse.

Remarque : L’état Décliné est destiné aux candidats qui avaient antérieurement accepté l’offre de bourse et qui l’ont refusée à une date ultérieure (avant son activation).

Reporté
Une bourse ne peut pas être reportée après que le paiement a été demandé.

L’état Reporté dans le Portail de recherche peut être sélectionné à tout moment au cours de l’année universitaire, ce qui a une incidence sur les quotas des établissements. Les agents de liaison des bourses devraient s’assurer que l’état des titulaires de bourse de leur établissement est exact et que l’état de la demande dans le Portail de recherche correspond à celui dans le Rapport financier et de bourses. Lorsqu’une bourse est reportée, elle peut être offerte au candidat ayant la meilleure cote sur la liste des candidats substituts dans le même cycle de concours.

La bourse reportée sera comptée dans le quota de l’année au cours de laquelle elle est acceptée. L’établissement doit tenir compte des bourses reportées avant d’offrir des bourses dans le cadre de prochains concours.

Étapes pour reporter une bourse

  1. Changer l’état du candidat dans le Portail de recherche :
    • L’agent de liaison des bourses doit changer l’état à Reporté, puis sélectionner une nouvelle date de début.
      • Le candidat peut demander le report pour une période maximale de trois ans, une année à la fois.
      • L’état de la demande indiquera Reporté jusqu’au 15 mars du cycle de financement suivant. À cette date, l’état de la demande sera automatiquement modifié à Accepté. Le candidat recevra alors un courriel automatisé lui demandant de confirmer auprès de l’établissement s’il veut reporter la bourse d’une autre année. Si le candidat souhaite reporter la bourse d’une autre année, l’agent de liaison des bourses doit reporter la bourse de nouveau une fois qu’il a reçu les documents nécessaires.
      • Si le candidat ne souhaite pas reporter la bourse d’une autre année, l’état de la demande indiquera Accepté.
    • Le candidat doit accepter la bourse (état : Accepté) trois ans après le premier report, sans quoi l’agent de liaison des bourses doit retirer l’acceptation de l’offre (état : Retiré).
  2. Au moyen du rapport financier et de bourses, sélectionnez l’état Reporté pour le titulaire de la bourse au moyen du menu déroulant État de la bourse.
    • Entrez la date de début prévue et la raison du report dans la section Commentaires ou circonstances particulières.
  3. Au moyen du Portail de recherche, offrez une bourse au candidat le mieux classé dans la liste des candidats substituts selon la liste des quotas récemment diffusée.

Département
Entrez le nom du département du titulaire de la bourse.

Le changement de département ou de faculté au sein du même établissement doit être approuvé par celui-ci. Si le changement de département implique une modification des travaux de recherche, veuillez consulter la page Changement de programme d’études, de projet de recherche ou de diplôme pour connaitre les mesures à prendre.

Inscription

À l’aide du menu déroulant, sélectionnez l’état de l’inscription correspondant (Non inscrit, Temps partiel, Temps plein). Consultez le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche pour connaitre les raisons valables de détenir une bourse à temps partiel. Les modalités à temps partiel doivent être décrites dans la section Commentaires ou circonstances particulières du rapport financier et de bourses.

L’établissement doit vérifier si le boursier a satisfait à tous les critères d’admissibilité avant de commencer à lui verser les fonds de la bourse.

Est-ce que toutes les exigences en matière d’admissibilité sont satisfaites?

À l’aide du menu déroulant :

  1. Sélectionnez Oui si le boursier a satisfait à toutes les exigences en matière d’admissibilité.
  2. Sélectionnez Non si le boursier n’a pas satisfait à toutes les exigences en matière ou si la bourse a été reportée.

Exigences en matière d’admissibilité :

Date de début
À l’aide du menu déroulant, sélectionnez la date de début de la bourse. Indiquez dans cette section du rapport financier et de bourses tout changement ayant trait à la date de début de la bourse.

Date de fin
À l’aide du calendrier, sélectionnez la date de fin prévue de la bourse. Vous pouvez également entrer la date manuellement dans le format prescrit (mois/jour/année).

Congés

Les titulaires d’une BESC M sont admissibles à des congés payés et non payés, tel qu’il est indiqué dans le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche.

Date de début et date de fin du congé
Au moyen du calendrier, indiquez la date de début (réelle) et la date de fin (prévue) du congé. Vous pouvez également entrer la date manuellement dans le format prescrit (mois/jour/année).

Est-ce que toutes les exigences en matière de congé parental sont satisfaites?
À l’aide du bouton radio :

  1. Sélectionnez Oui si le boursier a satisfait à toutes les exigences en matière de congé parental pour recevoir le supplément.
  2. Sélectionnez Non si le boursier n’a pas satisfait à toutes les exigences en matière de congé parental pour recevoir le supplément.

Raison pour le congé
Saisissez la raison du congé.

Cessation

À l’aide du calendrier, sélectionnez la date à laquelle la bourse a pris fin (requis uniquement dans le cas d’une cessation prématurée). Vous pouvez également entrer la date manuellement dans le format prescrit (mois/jour/année).

Commentaires ou circonstances particulières

Tous les commentaires ou toutes les circonstances particulières (p. ex., moyenne de première classe), les congés ou les changements de nom doivent être consignés dans cette section. La date de début prévue et la raison doivent être indiquées dans cette section.

Paiement des bourses

Les organismes transfèrent les fonds aux établissements pour les bourses approuvées. Les établissements administrent les bourses tout au long de leur cycle de vie.

Les établissements doivent veiller à ce que toutes les exigences en matière d’admissibilité aient été satisfaites avant de demander un paiement.

Après l’annonce des résultats le 1er avril, il y a un délai pendant lequel les organismes captent et transfèrent toutes les offres acceptées du Portail de recherche à leurs bases de données respectives pour créer le rapport financier et de bourses. Les établissements doivent saisir les données dans le rapport financier et de bourses au plus tard le premier de chaque mois pour que le paiement soit effectué à la fin du mois.

Veuillez noter que le premier paiement après le concours BESC M sera effectué en juin.

Changement d’établissement

Les candidats doivent se prévaloir de leur bourse à l’établissement qui a fait l’offre. Les bourses ne sont pas transférables, mais à la discrétion l’établissement d’accueil et avec l’approbation de l’organisme, des exceptions peuvent être faites dans certaines circonstances (p. ex., congé parental, congé médical ou congé pour obligations familiales).

Surveillance

Les organismes effectueront des examens périodiques des processus de sélection des établissements. Ils peuvent communiquer avec les établissements afin de demander que des mesures correctives soient prises s’ils le jugent nécessaire.

Communication publique

Les candidats retenus, les établissements et les organismes bénéficient tous de la sensibilisation du public à la recherche et à la formation en recherche financées par le gouvernement fédéral ainsi que de la promotion de la richesse de cet investissement pour les Canadiens.

La liste des membres des comités de sélection ainsi que des lignes directrices claires sur les conflits d’intérêts et le processus de sélection doivent être établies par l’établissement et affichées dans le site Web de celui-ci.

Les établissements ne doivent pas dévoiler publiquement le nom des candidats retenus pour une BESC M avant que le gouvernement du Canada en ait fait l’annonce officielle. Les candidats retenus sont autorisés à faire part de la nouvelle de manière confidentielle à leurs amis, aux membres de leur famille et à leurs collègues. La This link will take you to another Web site Politique de communication publique des organismes fédéraux de financement de la recherche s’applique aux BESC M.

Contactez-nous

Information sur le programme

Les organismes demandent aux agents de liaison des bourses d’utiliser les adresses de courriel suivantes pour communiquer avec eux à propos de toutes les questions liées aux demandes et à l’octroi des bourses :


Soutien technique

Pour les questions techniques au sujet du Portail de recherche ou de l’extranet, communiquez avec le Service de dépannage des services électroniques à webapp@nserc-crsng.gc.ca ou au 613-995-4273, du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (HE).