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Foire aux questions à l’intention des agents de liaison des bourses des établissements

Le présent document se rapporte uniquement au Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau de la maîtrise (BESC M).

Dates limites

  1. Les établissements peuvent-ils établir leur propre date limite de présentation des demandes?

Quotas

  1. Les quotas de bourses par établissement et par organisme seront-ils rendus publics?

Processus de présentation des demandes et admissibilité

  1. Les candidats qui souhaitent obtenir un appui financier pour la deuxième année de leur programme de maîtrise peuvent-ils présenter une demande?
  2. Les candidats peuvent-ils présenter une demande à plus d’un établissement?
  3. Les candidats peuvent-ils présenter une demande s’ils ont déjà détenu une bourse au niveau de la maîtrise?
  4. Y a-t-il un CV commun canadien (CVC) en particulier à utiliser pour présenter la demande?
  5. Les agents de liaison des bourses seront-ils chargés de télécharger les relevés de notes?
  6. Pour être admissible à présenter une demande, est-il nécessaire d’avoir obtenu une moyenne de première classe au cours de chacune des deux dernières années d’études (à temps plein ou l’équivalent), ou pour les deux années combinées?
  7. Comment faut-il gérer les demandes inadmissibles?

Annonce des résultats

  1. Les établissements peuvent-ils modifier l’organisme subventionnaire choisi au départ par le candidat en utilisant le Portail de recherche?
  2. Comment les candidats peuvent-ils être informés des changements apportés à l’état de leur demande (y compris les résultats du concours)?
  3. Quand les candidats sont-ils informés des résultats du concours?
  4. Les candidats peuvent-ils accepter ou refuser les offres de bourse au moyen du Portail de recherche?
  5. De combien de temps les candidats disposent-ils pour accepter ou refuser une offre de bourse?
  6. Comment les établissements sont-ils informés lorsque les candidats acceptent ou refusent une offre de bourse?
  7. Quelle est la différence entre l’état Candidat substitut et l’état Non offert?
  8. Une bourse peut-elle être offerte aux candidats qui n’ont pas présenté une demande d’admission avant la date limite de présentation des demandes fixée par l’établissement?
  9. Une bourse peut-elle être offerte aux candidats qui n’ont pas encore été admis à un programme d’études admissible?
  10. Les établissements peuvent-ils annoncer publiquement les résultats des concours?

Administration des BESC M

  1. Les établissements doivent-ils toujours présenter des formulaires particuliers d’activation de paiement?
  2. Les établissements peuvent-ils effectuer les paiements aux titulaires d’une bourse dès qu’ils ont rempli le rapport financier et de bourses dans l’Extranet des bourses des trois organismes?
  3. Où peut-on trouver les règlements portant sur l’administration des bourses?

Questions diverses

  1. Où puis-je obtenir une version PDF vierge du formulaire de demande et du CV commun canadien (CVC) ou du Formulaire de recommandation du répondant?
  2. Le concours de bourses au niveau du doctorat a-t-il également été harmonisé entre les trois organismes (demande électronique, dates limites et règlements communs)?

Dates limites

1. Les établissements peuvent-ils établir leur propre date limite de présentation des demandes?

Non. Les établissements doivent respecter la date limite du 1er décembre. Les organismes ont élaboré un formulaire harmonisé de demande de BESC M et les candidats qui souhaitent présenter une demande devront remplir le formulaire dans le Portail de recherche et le présenter aux établissements avant 20 h (HE) le 1er décembre. Si la date limite tombe un jour de fin de semaine, la demande doit être présentée au plus tard le prochain jour ouvrable avant 20 h (HE).

Quotas

2. Les quotas de bourses par établissement et par organisme seront-ils rendus publics?

Oui, les quotas de bourses d’études supérieures du Canada au niveau de la maîtrise par établissement et par organisme sont accessibles au public.

Processus de présentation des demandes et admissibilité

3. Les candidats qui souhaitent obtenir un appui financier pour la deuxième année de leur programme de maîtrise peuvent-ils présenter une demande?

Oui, les candidats sont admissibles à présenter une demande à condition qu’au 31 décembre de l’année où ils présentent leur demande ils n’aient pas terminé plus de 12 mois d’études dans le cadre du programme de maîtrise pour lequel ils demandent la bourse.

4. Les candidats peuvent-ils présenter une demande à plus d’un établissement?

Les candidats peuvent présenter une demande à au plus cinq établissements, mais ils doivent être inscrits ou prévoir présenter une demande d’admission avant la date limite fixée pour leur programme d’études supérieures. Ce n’est qu’après avoir été admis au programme d’études qu’ils seront admissibles à détenir la bourse. S’ils ne sont pas admissibles à se prévaloir de la bourse avant la dernière date d’entrée en vigueur disponible, l’état de la demande devra alors être Inadmissible.

5. Les candidats peuvent-ils présenter une demande s’ils ont déjà détenu une bourse au niveau de la maîtrise?

Les candidats qui ont détenu une BESC M ne peuvent pas présenter une nouvelle demande. Ils peuvent présenter une demande de BESC M si la bourse qu’ils ont détenue provenait d’une autre source.

6. Y a-t-il un CV commun canadien (CVC) en particulier à utiliser pour présenter la demande?

Oui. Les candidats doivent remplir le CVC (en sélectionnant BESC-maîtrise dans les listes déroulantes Source de financement et Type de CV). Les autres types du CVC ne peuvent pas être joints à la demande.

7. Les agents de liaison des bourses seront-ils chargés de télécharger les relevés de notes?

Non. Les candidats doivent télécharger leurs relevés de notes.

8. Pour être admissible à présenter une demande, est-il nécessaire d’avoir obtenu une moyenne de première classe au cours de chacune des deux dernières années d’études (à temps plein ou l’équivalent), ou pour les deux années combinées?

Pour recevoir une bourse, les candidats doivent avoir obtenu une moyenne de première classe au cours de chacune des deux dernières années d’études (à temps plein ou l’équivalent). Toutefois, la demande d’un candidat n’ayant pas obtenu une moyenne de première classe peut être prise en compte si l’établissement peut fournir une solide justification qui doit être documentée puis confirmée dans le rapport financier et de bourses dans l’This link will take you to another Web site Extranet des bourses des trois organismes.

Pour en savoir plus sur les modalités d’admission à temps partiel, consultez le Guide des boursiers pour les titulaires d’une bourse d’études supérieures du Canada au niveau de la maîtrise.

9. Comment faut-il gérer les demandes inadmissibles?

Si l’agent de liaison des bourses estime qu’une demande est inadmissible, il faudra le vérifier en examinant les critères d’admissibilité énoncés dans la description du programme. Si la demande est par la suite jugée inadmissible, l’établissement en informera le candidat en modifiant l’état de sa demande dans le Portail de recherche. Cela peut être fait dès le lendemain de la date limite. Il est à noter qu’une fois qu’une demande se voit attribuer l’état Inadmissible, l’état ne peut être changé.

Annonce des résultats

10. Les établissements peuvent-ils modifier l’organisme subventionnaire choisi au départ par le candidat en utilisant le Portail de recherche?

Oui. Avant d’offrir une bourse, les agents de liaison des bourses peuvent modifier l’organisme subventionnaire choisi au départ par le candidat. Il s’agit d’ailleurs d’une mesure obligatoire quand une demande retenue est jugée admissible pour un organisme subventionnaire autre que celui choisi au départ par le candidat. Pour obtenir des renseignements sur la façon d’effectuer ce changement, consultez les Renseignements sur le Portail de recherche à l’intention des agents de liaison des bourses des établissements.

11. Comment les candidats peuvent-ils être informés des changements apportés à l’état de leur demande (y compris les résultats du concours)?

Les résultats ne peuvent être communiqués qu’au moyen du Portail de recherche. À titre de courtoisie, les candidats reçoivent un courriel automatique généré par le système chaque fois qu’un changement est apporté à l’état de leur demande. Le courriel les invite à consulter le Portail de recherche pour prendre connaissance de la mise à jour. Il incombe par contre aux candidats de consulter régulièrement le Portail de recherche pendant la période du 1er avril au 31 janvier pour voir si les résultats du concours y sont affichés.

Pour ce faire, les candidats doivent d’abord accéder à leur compte dans le Portail de recherche et cliquer sur Ouvrir pour consulter la page Aperçu de la demande. C’est dans cette page, sous la section État de la demande, qu’ils pourront voir l’état ou les états de la demande.

12. Quand les candidats sont-ils informés des résultats du concours?

Les résultats du concours peuvent être communiqués aux candidats à compter du 1er avril au moyen du Portail de recherche. À l’exception de l’état Inadmissible, qui peut être affiché dès le lendemain de la date limite, les établissements ne peuvent communiquer les résultats par aucun autre moyen avant le 1er avril.

13. Les candidats peuvent-ils accepter ou refuser les offres de bourse au moyen du Portail de recherche?

Oui, le Portail de recherche est la seule plateforme par laquelle les candidats peuvent accepter ou refuser une offre de bourse.

14. De combien de temps les candidats disposent-ils pour accepter ou refuser une offre de bourse?

Les résultats du concours sont affichés à compter du 1er avril. Les candidats disposent de 21 jours à partir de la date de chaque offre pour l’accepter ou la refuser.

15. Comment les établissements sont-ils informés lorsque les candidats acceptent ou refusent une offre de bourse?

Les agents de liaison des bourses seront informés par courriel. Ces notifications quotidiennes sont générées par le système uniquement si l’état des demandes a été modifié au cours des dernières 24 heures.

16.Quelle est la différence entre l’état Candidat substitut et l’état Non offert?

L’état Candidat substitut s’applique aux demandes jugées méritoires mais classées en deçà du seuil d’attribution. Si une offre de bourse est refusée, les établissements peuvent faire une offre au prochain candidat admissible de la liste des Candidats substituts jusqu’à ce que toutes les bourses aient été attribuées, mais avant le 31 janvier de l’année suivante. L’état Non offert s’applique aux demandes jugées non méritoires. Par conséquent, ces demandes ne sont pas prises en compte pour une offre subséquente.

17. Une bourse peut-elle être offerte aux candidats qui n’ont pas présenté une demande d’admission avant la date limite de présentation des demandes fixée par l’établissement?

Non. Les candidats qui n’ont pas présenté une demande d’admission avant la date limite fixée pour leur programme d’études supérieures ne peuvent pas obtenir une offre de bourse; l’état de leur demande dans le Portail de recherche devra alors être Inadmissible.

18. Une bourse peut-elle être offerte aux candidats qui n’ont pas encore été admis à un programme d’études admissible?

Oui. Les candidats qui ont présenté une demande d’admission à un programme d’études admissible mais n’y ont pas encore été admis peuvent recevoir une offre de bourse. Toutefois, l’offre doit être considérée comme conditionnelle. Ce n’est qu’après avoir été admis au programme d’études que le candidat sera admissible à détenir la bourse. S’il n’est pas admissible à se prévaloir de la bourse avant la dernière date d’entrée en vigueur disponible, l’état de la demande devra alors être Inadmissible.

19. Les établissements peuvent-ils annoncer publiquement les résultats des concours?

Les établissements ne peuvent pas annoncer publiquement le nom des titulaires d’une bourse avant l’annonce officielle des résultats par le gouvernement du Canada. Chaque année de concours, les établissements recevront des précisions sur l’annonce lorsque les résultats seront confirmés. Entre-temps, les candidats retenus sont autorisés à faire part de la nouvelle de manière confidentielle à leurs amis, aux membres de leur famille et à leurs collègues avant l’annonce officielle.

Administration des BESC M

20. Les établissements doivent-ils toujours présenter des formulaires particuliers d’activation de paiement?

Non. Il n’est plus nécessaire de transmettre les formulaires d’activation de paiement aux organismes, mais les établissements ont maintenant accès aux formulaires relatifs à l’administration des fonds après l’octroi des bourses (s’ils souhaitent les utiliser pour les processus internes). Les établissements doivent communiquer le nom des titulaires d’une bourse actuels et en informer les organismes en utilisant le rapport financier et de bourses dans l’This link will take you to another Web site Extranet des bourses des trois organismes.

21. Les établissements peuvent-ils effectuer les paiements aux titulaires d’une bourse dès qu’ils ont rempli le rapport financier et de bourses dans l’Extranet des bourses des trois organismes?

Les organismes effectueront un examen de l’admissibilité dès qu’ils recevront le rapport financier et de bourses. On encourage les établissements à ne pas effectuer des paiements avant d’avoir reçu les fonds des organismes, car les paiements anticipés pourraient devoir être retournés à l’établissement (par exemple au cas où un titulaire d’une bourse serait jugé inadmissible par les organismes).

22. Où peut-on trouver les règlements portant sur l’administration des bourses?

On peut trouver les politiques et règlements se rapportant à l’administration des bourses dans le Guide des boursiers pour les titulaires d’une bourse d’études supérieures du Canada au niveau de la maîtrise, les Rôles et responsabilités des établissements et des organismes gérant le Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau de la maîtrise et dans l’This link will take you to another Web site Extranet des bourses des trois organismes.

Questions diverses

23. Où puis-je obtenir une version PDF vierge du formulaire de demande et du CV commun canadien (CVC) ou du Formulaire de recommandation du répondant?

On peut créer une version PDF du formulaire de demande en ouvrant une session dans le Portail de recherche en tant que candidat et en créant un formulaire « factice », lequel ne doit pas être transmis. On peut procéder de la même façon pour créer un PDF de la composante du CVC et du Formulaire de recommandation du répondant.

24. Le concours de bourses au niveau du doctorat a-t-il également été harmonisé entre les trois organismes (demande électronique, dates limites et règlements communs)?

Non. Aucun changement n’a été apporté au modèle de prestation au niveau du doctorat pour cette année et aucun changement aux dates limites n’est prévu. Les organismes confirmeront les dates limites des concours à venir dans leur documentation de programme actualisée.

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