La visite sur place est évidemment très importante. Elle nous donne l'occasion de montrer ce que nous pouvons faire au comité de visite d'évaluation et à l'organisme de financement.

La visite d'évaluation est un élément essentiel du processus d'évaluation dans le cas de subventions de grandes valeurs ou complexes du CRSNG. Des experts scientifiques du Canada et de partout dans le monde se réunissent pour évaluer un éventuel projet de recherche et pour en recommander le financement, le cas échéant.

Le jour de la visite d'évaluation, un comité de spécialistes se rend à l'établissement du candidat pour une rencontre d'une journée en personne au cours de laquelle les membres du comité de visite d'évaluation posent des questions aux chercheurs au sujet de leurs projets et parlent aux représentants de l'établissement et des organismes partenaires pour s'informer au sujet de leur appui et de leur participation.

Une visite d'évaluation bien organisée et bien gérée est primordiale pour assurer l'obtention d'une réponse favorable à la demande. C'est l'occasion pour les promoteurs de donner vie aux projets de recherche en présentant le parcours devant conduire à la réussite du projet.

Dans cette vidéo, nous donnons des conseils sur la façon de réaliser une visite d'évaluation réussie.

Il est donc logique que les préparatifs pour l'organisation de cette visite soient bien réels. Je les ai comparés avec mes collègues au fait d'avoir un bébé, de se marier et de construire une maison, tout cela en même temps.

Une visite d'évaluation bien organisée et bien gérée est primordiale pour assurer l'obtention d'une réponse favorable à une demande de subvention de grande valeur. C'est l'occasion de souligner les aspects clés de la demande, d'informer le comité de visite d'évaluation des mises à jour apportées depuis la présentation de la demande s'il y a lieu, et de répondre aux questions de spécialistes du domaine concernant les raisons pour lesquelles le projet ou le programme de recherche proposé mérite un financement.

Le jour de la visite d'évaluation, une équipe composée de quatre à six spécialistes dirigée par le président du comité de visite d'évaluation et accompagnée par un membre du personnel du CRSNG tient une série de rencontres avec le candidat, les représentants de l'établissement et les partenaires qui participent à la demande.

Habituellement, le comité compte en moyenne cinq personnes, et je voulais savoir à quel secteur elles appartenaient. Qui venait de l'industrie? Qui venait du milieu universitaire? Je voulais connaître mon public, essentiellement pour comprendre comment créer une présentation qui leur donnerait de l'information qui ne faisait pas partie de la proposition écrite.

J'ai préparé une présentation très générale qui décrivait comment mon programme serait organisé et où j'aurais de la collaboration, toutes des choses qui n'étaient pas dans ma proposition.

Habituellement, vous commencez par la présentation, 45 minutes ou une demi heure, selon votre projet. Vous ne pouvez pas tout expliquer en détail, alors ne vous en faites pas. Les membres ont déjà lu votre proposition. Ils connaissent les détails.

Pour cette réunion d'une journée, il est essentiel de prévoir un programme bien pensé qui offre de nombreuses occasions d'échanger librement et de poser des questions. Le CRSNG fournit un programme modèle qui prévoit du temps pour des échanges et des réunions privées ou à huis clos auxquelles prennent part les membres du comité de visite d'évaluation seulement ou des personnes précises comme les partenaires industriels ou des représentants de l'établissement.

Un programme solide, de fait un programme complet est toujours établi en collaboration par le CRSNG, le candidat et l'équipe de notre établissement.

Selon nous, il est important de concevoir un programme où il y a de la place pour respirer, afin que les membres du comité de visite d'évaluation aient la possibilité de prendre du temps pour eux, de poser les questions nécessaires et aussi de délibérer. C'est pourquoi vous ne voulez pas créer un programme étouffant, vous savez, un programme qui déborde d'activités.

Un programme complet doit permettre aux membres du comité de poser beaucoup de questions, de discuter avec les participants pertinents, le candidat, le cocandidat, – le cas échéant, les partenaires et les étudiants, si le temps le permet, mais ce n'est pas toujours le cas.

Malgré le programme établi, il est important de reconnaître que la planification de la journée doit demeurer flexible si jamais le comité de visite d'évaluation avait besoin de plus de temps pour d'autres questions ou d'autres réunions.

Vous devez être souple, parce que des imprévus peuvent survenir et facilement nécessiter des séances plus longues et plus approfondies. Vous devez vous assurer particulièrement que le partenaire industriel est au courant de cette situation, ainsi que vos autres collaborateurs et partenaires. Alors assurez vous que vous y consacrez toute votre journée : pas de rendez vous, pas de visite chez le médecin l'après midi et pas de conjoint qui attend. Vous devrez probablement annuler ces plans. Parfois, la visite sur place peut s'étendre sur deux jours. Cela m'est arrivé – cela ne m'est pas encore arrivé, mais j'ai entendu parler de tels cas. Encore une fois, vous devez être très souple. La visite sur place est une partie importante de votre demande; planifiez la en conséquence.

Il est important en prévision de la visite d'aménager une salle sans oublier de prévoir autant de sièges que nécessaire. Il faudrait prévoir une table assez grande pour le comité de visite d'évaluation et les documents de réunion.

Il y a un autre point important : réserver une grande salle ou une salle de conférence comme celle-ci, confortablement aménagée pour accueillir tous les participants : les membres du comité et leur matériel, les partenaires, l'équipe d'administration de l'université, et même parfois des étudiants. Il faut s'assurer que tout le monde est bien assis dans la salle. Nous essayons de faire asseoir les membres du comité ensemble du même côté de la salle, devant l'écran, afin que tout le monde puisse discuter avec le candidat qui donne la présentation. Nous regroupons les partenaires industriels et l'équipe d'administration de l'université de l'autre côté de la salle, simplement pour favoriser une belle discussion entre les participants.

Lorsque nous les avons guidés vers la salle où serait donnée la présentation, encore une fois, nous avons fait très attention à la disposition. Comment organiser la salle pour que les trois objectifs soient atteints? D'abord, les participants doivent entendre clairement tout ce que nous disons. Ensuite, nous devons montrer ce que nous avons fait et ce, de manière subliminale, afin que tous soient au courant. Enfin, nous permettons aux étudiants de participer de façon très discrète.

L'établissement où se déroule la visite d'évaluation a aussi la responsabilité d'offrir le déjeuner au comité.

Le déjeuner est très important. Nous le commandons toujours après avoir consulté le CRSNG. Pourquoi? Parfois nous avons un programme chargé, alors nous devons savoir ce que veulent réellement les membres du comité. Veulent-ils avoir un déjeuner de travail? Dans ce cas, nous prévoyons un repas léger. Dans d'autres cas, quand la participation est grande, le CRSNG nous informe de prévoir un déjeuner pour tout le monde. Nous invitons les étudiants. Dans ce cas, le déjeuner est différent.

Il m'est arrivé d'avoir une mauvaise expérience avec le traiteur. Le déjeuner était affreux. Plus tard, les participants m'ont demandé où nous pourrions aller pour avoir un bon repas. J'ai répondu : Vous savez quoi? Ne me posez même pas la question, parce que je vous ai déjà déçus. Alors il faut éviter ce genre de chose. Autrement, vous savez, vous êtes un professionnel, et ils sont des professionnels. Tenez vous-en aux principes, et tout ira bien.

Le comité de visite d'évaluation se compose du président et de quatre à six membres qui sont des spécialistes dans les domaines liés à la demande de subvention à l'examen. Le président a pour tâche de diriger de façon dynamique et en toute connaissance de cause l'évaluation de la demande tout au long de la visite, de s'assurer que toutes les questions et tous les sujets sont traités et de veiller à ce que la journée se déroule comme prévue.

Je pense que la première chose à faire c'est de s'assurer que l'agenda est suivi, il y a un agenda qui est clair au départ et qui est bien équilibré et puis que au cours de la journée je m'assure que les choses avancent selon un horaire et on peut toujours s'ajuster au cours de la journée mais il faut quand même être capable de garder l'horaire pour qu'il y ait pas de heurts – bon, c'est sûr qu'il faut que la logistique soit bien pensée pour l'ensemble. Il faut que les membres du comité aient le temps de poser les questions qu'ils désirent poser et toujours en s'assurant qu'on est tous sur la même longueur d'onde.

Mon principal objectif est de m'assurer que les préoccupations qui ont été soulevées avant la réunion par les membres de cette équipe ont été réglées. Reste-t-il des questions irrésolues? Devons-nous nous réunir pour poser ces questions? Ou avons-nous reçu suffisamment d'information pour formuler une recommandation favorable ou défavorable?

Moi, quand je regarde un candidat qui présente, la chose la plus importante c'est que elle doit être claire pour quelqu'un de l'extérieur.

En raison du temps limité et des nombreuses questions différentes auxquelles il faut répondre, votre rôle de président est de surveiller le temps. Si nous avons prévu 50 minutes ou 30 minutes pour une question particulière, et que le délai est écoulé, il faut passer à la prochaine équipe pour que les choses soient faites à temps.

La (sic) point le plus important pour moi c'est la cohésion de l'équipe, la cohésion entre les chercheurs qui sont – non seulement le candidat mais il y a toujours des collaborateurs aussi bien internes que d'autres institutions de recherche que des collaborateurs industriels et les collaborateurs industriels doivent être très au courant des enjeux de la demande, des objectifs de la demande, du point de vue du chercheur et quel est le rôle à l'intérieur de ce programme de recherche.

Une présentation réussie décrit clairement le problème que les chercheurs essaient de résoudre, les mesures qu'ils prendront pour le faire et les partenaires qui les aideront à le faire. Et les partenariats doivent être véritablement solides. Il ne suffit pas de dire que nous allons établir un partenariat, mais il faut démontrer comment cela se produira et comment il sera fructueux. Voilà sans aucun doute ce qui fait qu'une présentation est réussie.

La veille de la visite, le président tient une réunion en personne avec les membres du comité de visite d'évaluation pour déterminer les principaux points à soulever pendant la journée et pour confier des rôles ou des questions à certains membres du comité.

La veille de la visite, cette réunion initiale est l'occasion de cristalliser le processus. Fondamentalement, lorsque vous avez lu la proposition, vous pouvez savoir quel membre de l'équipe demandera des éclaircissements ou d'autres renseignements sur les équipes individuelles. Vous devez ensuite vous assurer que cela se déroulera ainsi pendant la journée de la visite.

Durant la visite, le président s'assure que toutes les principales questions du comité de visite d'évaluation sont traitées et que les membres se concentrent sur la collecte d'information plutôt que de discuter de l'aspect scientifique de la proposition.

Pendant la journée de la réunion, assurez vous que les questions qui ont été cernées pendant la réunion de planification sont traitées, mais en même temps, évitez qu'il y ait des discussions entre un membre de l'équipe et le chercheur principal. L'une des pires choses qui peut arriver est que les membres de l'équipe commencent à répondre aux questions à la place du chercheur principal. Vous voulez éviter cela.

Un des rôles importants du président du comité c'est de s'assurer que tous les membres vont dans la même direction. On s'assure que les membres comprennent le programme dans son ensemble et ne tombent pas dans une piste très, très spécifique pour eux. Mais je pense que ça c'est important, qu'ils considèrent la globalité du programme et des objectifs de ce qui est proposé, non pas de satisfaire leurs propres besoins.

Le comité de visite d'évaluation se compose du président et de quatre à six membres qui sont des spécialistes dans les domaines liés à la demande de subvention à l'examen. Les membres du comité mettent leurs compétences à contribution pour évaluer les points forts et les points faibles de la demande de subvention.

Alors vous devez vous assurer que vous prévoyez assez de temps pour examiner leur demande et pour comprendre ce qu'ils espèrent réaliser. Je crois que vous avez de nombreux rôles à jouer à titre de membre d'un comité de visite d'évaluation et que vous devez y réfléchir. Vous devez vous demander – quel est l'avantage pour l'industrie, quel est l'avantage pour l'université. De même, quels sont leurs investissements réciproques dans ce programme.

Lorsque j'ai une proposition, je commence à la lire dès que je la reçois, parce que le président du comité peut m'appeler, à titre de membre du comité, dans les quelques semaines qui suivent, pour me demander si j'ai des questions particulières. Les examens se déroulaient souvent à l'automne; de fait, le délai n'était pas très long après la réception de la proposition et il ne fallait pas tarder à se mettre à la tâche.

Bien entendu, j'ai contacté assez rapidement le président du comité de visite d'évaluation pour avoir une idée de mon rôle, parce que je n'avais pas fait partie d'un comité auparavant. Je voulais savoir exactement à quoi ils s'attendaient de la participation d'un partenaire industriel. Alors nous avons eu quelques discussions et examiné le dossier. Puis j'ai parlé encore une fois à quelques personnes qui ont travaillé avec eux auparavant pour savoir exactement de quels travaux de recherche il était question.

Vous devez lire attentivement la proposition. Et vous devez parler au président du comité et au CRSNG si vous avez des questions. N'attendez pas à la dernière minute pour les poser. Posez-les immédiatement. J'ai toujours trouvé que les employés du CRSNG sont plus que disposés à aider et, de fait, j'ai souvent reçu les réponses quelques minutes ou, au pire, quelques heures après les avoir demandées. Habituellement, le président est quelqu'un qui a beaucoup d'expérience, alors si vous avez du mal à comprendre votre rôle à titre de membre du comité, comme c'est le cas pour certains nouveaux membres, discutez-en avec lui, parce qu'il sait comment le comité fera son travail et comment les tâches seront déléguées. Il le sait probablement avant même que l'examen ne commence.

Des membres du comité de visite d'évaluation peuvent être individuellement invités à mettre l'accent sur des aspects précis de la proposition dans les questions qu'ils posent aux promoteurs.

J'ai toujours quelques discussions fondamentales avec les membres du comité avant la visite sur place. Cela nous garantit que nous comprenons le programme et que nous comprenons nos rôles. Il faut rédiger un rapport, mais il faut d'abord attribuer les tâches pour que les membres sachent à quels domaines accorder une attention particulière. Vous devez faire attention à tout, mais particulièrement au domaine pour lequel vous serez chargé de rédiger la première réponse.

À la fin, lorsque le comité pose des questions exceptionnelles qu'il aimerait régler soit immédiatement, soit au moment utile pour la section d'évaluation ou un autre organisme qui prendra la décision finale, il y a parfois de la résistance, vous savez, pourquoi posez vous ces questions, nous y avons déjà répondu, soit dans les discussions soit dans la présentation. De fait, ils ne comprennent pas que nous posons ces questions parce qu'ils n'y ont pas répondu.

Après la visite, les membres du comité de visite d'évaluation peuvent se voir confier la tâche de rédiger des parties du rapport du comité de visite d'évaluation et ils doivent être disponibles pour faire part de leurs commentaires sur les ébauches de rapport. Si la demande de financement est acceptée, les membres du comité peuvent être chargés d'évaluer périodiquement l'avancement des travaux de recherche.

La visite d'évaluation offre aux candidats l'occasion de diriger l'équipe en présentant le projet avec passion et enthousiasme. L'information devrait être de haut niveau et la présentation devrait être soignée et professionnelle.

La chose la plus importante c'est qu'elle doit être claire pour quelqu'un de l'extérieur parce que quand on fait une demande comme ça, on est souvent très, très impliqué dans la culture interne de l'institution, dans son champ d'expertise. Donc il faut qu'on prenne un recul puis on dise, okay, voici les membres du comité qui sont là. Ce sont des gens de l'externe. Ils n'ont pas le même point de vue que moi. Il faut que je leur explique clairement qu'est-ce que je veux faire et quels sont les points. Elle doit être logique aussi.

Cela ressemble beaucoup à une entrevue d'emploi, d'accord? Donc essentiellement, le comité a passé en revue toute votre demande. Vous avez été mis à l'épreuve. Ils sont prêts à vous accorder le financement. C'est votre argent, pas vrai? Ne le laissez pas s'envoler.

Cela ressemble à l'émission « Dans l'œil du dragon ». Pour un titulaire de chaire industrielle, le chercheur principal est surtout, à de nombreux égards, un entrepreneur qui a une vision pour cinq ans.

En partant, je me suis dit qu'ils n'ont probablement pas aimé tout ce qu'ils ont lu ou qu'ils ont mal compris certaines choses que j'ai dites. C'est pourquoi je m'étais préparée, mais je dirais que j'étais surtout prête à donner des réponses souples.

Il faut surtout insister sur les principaux points de la demande et informer le comité de visite d'évaluation au sujet des mises à jour qui ont pu être apportées depuis la présentation de la demande. Il ne faut pas oublier que le comité de visite d'évaluation souhaite obtenir des renseignements nouveaux et supplémentaires et non pas une présentation en directe de la demande de subvention faite par écrit dont il a déjà pris connaissance.

Et donc entamer la présentation par un survol général qui donne une vision d'ensemble est une bonne stratégie puisqu'on capte l'attention des membres rapidement. Ensuite, on peut aller dans des détails plus approfondis afin de vraiment valoriser la nouveauté ou le potentiel de notre projet. Mais les interactions au courant de la journée vont permettre aux différents membres du comité et les cocandidats de discuter des sujets plus difficiles.

Donc la présentation devrait être courte, donner un bon survol, toucher à la formule de gestion, tous les éléments sur lesquels les membres du comité vont se baser pour établir leur évaluation.

C'est en quelque sorte une proposition peaufinée que vous présentez à cinq personnes très occupées qui viennent de toutes les parties du monde pour comprendre votre programme. Pour nous, il était donc évident qu'il fallait leur transmettre un message très clair, un message facile à comprendre, parce qu'ils rédigeront leur recommandation ce jour-là.

Selon moi, il est très, très important que la présentation soit vivante. Vous ne voulez pas qu'elle soit aride, strictement limitée aux points essentiels. Sinon, les participants décrocheront ou s'endormiront. Là encore, un bon professeur, un bon enseignant sait sûrement comment garder l'attention de la classe.

Vous avez rédigé cette proposition, et vous y avez pensé pendant des mois. Vous l'avez retravaillée à plusieurs reprises. Vous devez maintenant considérer l'entrevue ou la visite sur place comme une partie de la proposition et non comme une reproduction de celle-ci.

Un élément clé de la visite d'évaluation consiste à répondre aux questions des spécialistes du domaine concernant les raisons pour lesquelles le projet mérite un financement. Il faut être prêt à répondre aux questions posées par les membres du comité de visite d'évaluation pour clarifier les points en suspense ou donner suite aux préoccupations exprimées.

Vous devez être en mesure de prédire les obstacles et les difficultés, car les membres sont là pour vous mettre à l'épreuve. Ils ne veulent pas vous causer des problèmes, mais ils veulent savoir si vous êtes prêt à relever les défis que vous n'avez pas prévus dans la proposition ou à régler d'autres problèmes qui pourraient surgir lorsque vous serez plongé dans le projet.

Il faut être prêt aussi à répondre aux questions qui vont venir, qui vont nous surprendre. Donc pour être convaincant, il faut aussi terminer avec des réponses aux questions qui sont aussi convaincantes que la présentation.

Une bonne présentation nécessite une préparation approfondie.

Je pense qu'il faut se préparer pendant environ un mois et demi. Après avoir présenté la proposition, nous avions un délai d'un mois à un mois et demi avant la visite du comité. Alors nous avons fait une sorte d'examen interne par des pairs qui ont examiné la proposition – qui avait déjà fait l'objet d'un examen par des pairs – pour me dire quelles questions on me poserait. À partir de là, j'ai élaboré une présentation. Je l'ai présentée à nos partenaires comme s'ils formaient une équipe, puis nous avons examiné leurs commentaires, et j'ai revu la présentation encore une fois.

Je pense que c'est important d'interpeller les membres du comité. On reçoit la liste bien avant des membres du comité. Ils ont pris le temps de lire notre demande. Nous devons prendre le temps d'apprendre à les connaître afin de leur poser des questions ou d'établir des liens en relation avec leur domaine d'expertise. Et ça c'est quelque chose que les gens de toute l'équipe devrait faire. Ça va faciliter les entretiens durant le lunch et ça nous permet aussi de peut-être orienter les connexions durant le lunch de façon favorable.

Il convient d'organiser un exercice d'essai avant la visite d'évaluation de sorte que chacun, y compris les partenaires industriels, connaît son rôle, les questions auxquelles il devra répondre et les messages qu'il doit communiquer. Il faut s'assurer que les partenaires industriels prennent part à la répétition, étant donné qu'il est prévu qu'ils parleront de la demande au cours d'une réunion privée à huis clos avec le comité de visite d'évaluation.

Nous avons fait une réunion d'équipe avec les partenaires industriels prévus et le doyen de ma faculté de génie avant la visite du comité. C'était presque une répétition, non pas pour parler des questions que le comité poserait, parce que nous ne pouvons pas les prédire, mais plutôt du ton sur lequel nous parlerions et des messages clairs que nous voulions transmettre aux membres du comité pour qu'ils comprennent bien ce que nous tentions d'accomplir.

Nous avons fait trois répétitions de la visite réelle et de la journée réelle. Où ferions-nous asseoir les gens? Comment la salle serait-elle aménagée? Où amènerions-nous les gens pour les rencontres? Quelle était la meilleure salle pour les groupes de discussion, la réunion elle-même et les présentations? Et nous l'avons fait trois fois. Chaque fois, nous faisions de petits changements, parce que nous avions cerné des aspects qui ne se déroulaient pas aussi bien que nous l'aurions voulu quand nous les avons approfondis. Vous devez aussi tenir compte du temps. Comment se déroulera la journée? Et vous devez respecter les périodes fixées. C'est très, très important. Le temps des membres du comité est précieux, le temps de vos partenaires est précieux, et votre temps est précieux. Vous devez être à l'heure pour les intervenants qui sont venus vous appuyer, parce qu'ils ont prévu une plage horaire pour être ici.

Le partenaire industriel devrait être impliqué dès le début de la préparation en prévision de la visite. Son implication dans la visite de site s'inscrit d'un point de vue industriel pour le comité. Et donc il doit faire valoriser à quel point les résultats qui vont être obtenus par les travaux vont lui être pertinents. Et ça, il ne peut vraiment le faire que s'il est au courant de la présentation que vous allez effectuer.

L'appui démontré au sein de l'établissement est un aspect important de la plupart des subventions. Les cadres supérieurs devraient montrer comment la subvention s'inscrit dans la vision et les priorités de la recherche stratégique de l'établissement et exposer les engagements prévus par l'université ou le collège pour appuyer le candidat.

Normalement, le matin, les représentants de l'établissement devraient donner le coup d'envoi avec le représentant du CRSNG. Le représentant de l'établissement n'est pas défini. — Je préfère habituellement que ce soit le doyen qui a la responsabilité institutionnelle des installations et des ressources qui accueille les membres du comité, les remercie pour leur engagement et l'incroyable quantité d'heures et d'efforts qu'ils consacrent à cette activité. Puis il décrit encore une fois nos priorités stratégiques et comment cette proposition les appuie et fait fond sur celles-ci. C'est pour cela qu'il doit le faire.

Il doit être l'hôte de la journée. L'équipe est déjà gagnée à votre projet scientifique. Elle a vu votre proposition. Elle vient faire une visite; vous devez renforcer votre projet, mais vous n'avez pas à le vendre de nouveau. Ce que vous devez faire, c'est leur décrire la capacité de votre établissement à gérer un projet de cette envergure, sa détermination à appuyer les activités en cours et l'esprit d'équipe qui règne dans votre établissement.

D'abord, vous devez donner un bref résumé de l'université et du milieu, c'est­à­dire l'infrastructure existante, l'expérience précédente de ce domaine particulier, les réalisations, et aussi ce que l'université est prête à offrir.

La façon dont l'établissement démontre son soutien et l'appui qu'il donne aux promoteurs peut avoir un effet très favorable et, comme je l'ai dit, il suffit de peu. Une poignée de main et un bonjour peuvent faire très bon effet.

L'important pour nous était de montrer à l'organisme de financement et au comité de visite d'évaluation que la recherche appliquée n'est pas quelque chose d'abstrait pour nous, mais plutôt une activité que nous pratiquons depuis un bon bout de temps et qui constitue un aspect fondamental de notre stratégie collégiale. Nous avons pu remettre une copie de la stratégie aux membres du comité, leur montrer ce qu'elle signifie, leur présenter nos activités des cinq dernières années, puis leur indiquer ce que nous visons avec ce projet.

Le représentant de l'université ou son remplaçant donne une description très générale des priorités de l'université et de la façon dont cette initiative spéciale est alignée sur ces priorités et les appuie. Il doit aussi montrer, en donnant quelques exemples importants tirés de la proposition, les immenses avantages que les travaux à réaliser apporteront à la formation des étudiants, à l'économie, à l'université et à l'ensemble de notre écosystème. Dans ce bref survol – d'au maximum dix minutes, vous devez aussi remercier les membres du comité pour leur temps, leurs efforts et leur présence et dire que vous êtes prêt et déterminé à vous engager dans tout le processus aussi longtemps qu'ils le voudront et qu'ils en auront besoin. Il faut peu de temps – environ dix minutes – pour vraiment décrire le contexte et l'importance stratégique de cette proposition pour l'établissement.

Les entreprises et les autres organisations qui envisagent d'établir un partenariat dans le cadre d'une subvention du CRSNG jouent un rôle très important dans le cadre de la visite d'évaluation. Le candidat devrait travailler avec le personnel de l'établissement pour s'assurer que tous les participants visés par la subvention, y compris les partenaires industriels le cas échéant, sont disponibles pour parler au sujet de la demande.

La préparation de la visite est vraiment la pierre angulaire, le principal aspect de tout le processus de demande de subvention, et il est très important de faire en sorte de montrer, pendant cette visite, que vous avez fait tous les travaux préliminaires pour que la proposition et le projet soient élaborés conjointement par l'université et l'industrie. Alors cela vous représente réellement – vous qui parlez du projet en général et de votre partie du projet et qui décrivez comment l'université y collaborera, plutôt que de simplement dire que vous assisterez peut être à quelques réunions ou que vous examinerez certains documents. Vous devez montrer un engagement véritable dans le projet.

Nous avions prévu pour notre visite que quelques personnes, notamment le président et le vice président des affaires générales et financières, parleraient du contexte – le contexte stratégique et le contexte financier, ainsi que de l'aide que nous offrons par l'entremise du directeur du Food Innovation Research Studio, un scientifique des produits alimentaires qui travaille avec le chef qui dirige l'école de cuisine, des gestionnaires de projet et, évidemment, des partenaires industriels et des autres personnes qui participent à l'initiative. Et nous leur avons simplement demandé de dire en quoi notre collaboration leur avait été profitable. Nous pensions que c'était le meilleur moyen pour nos partenaires industriels de faire une évaluation honnête afin que les membres du comité sachent pourquoi nous sommes ici, c'est-à-dire, encore une fois, comme je l'ai dit, former du personnel hautement qualifié et compétent qui est prêt à travailler dans l'industrie et à l'aider à lancer de nouveaux produits sur le marché.

C'est aussi ce sentiment d'intégrer vos partenaires industriels. Leurs commentaires sont très, très importants. Ils doivent arriver sur place non seulement en connaissant votre projet, mais aussi votre équipe. Ils parlent en votre faveur. Et cela crée un esprit d'équipe et donne l'impression qu'il existe des possibilités pour tous. Ce sentiment est omniprésent pendant la visite sur place.

Pour être prêt, il faut travailler avec l'équipe de promoteurs à l'avance. Les partenaires doivent connaître les détails de la proposition, y être capables de répondre aisément aux questions. Ils devraient être prêts à montrer comment la collaboration s'est concrétisée, comment ils prévoient utiliser les résultats de la recherche dans leurs travaux et comment ils appuieront activement l'équipe de recherche et travailleront avec elle tout au long du projet ou du programme de recherche.

L'industrie doit être convaincue que ce projet est le sien et que les universitaires l'aident avec leur expertise et leur soutien, et que le CRSNG l'aide avec ses fonds. Si pendant la visite ce message est transmis au comité, alors vous avez vraiment une bonne chance de recevoir un très bon appui.

Pour un partenaire industriel, il est certainement utile de travailler avec le comité. Les membres voulaient me poser quelques questions davantage au sujet de la commercialisation, - l'optique commerciale du projet, auxquelles j'ai pu répondre grâce à, vous savez, mon expérience des affaires et de l'industrie. Encore une fois, il y a eu une bonne collaboration entre les universitaires et les gens d'affaires qui participaient à l'entrevue réelle. L'aspect pratique de la véritable demande nous a été présenté. Donc j'ai été en mesure d'au moins dire ce que je pensais de cette possibilité, dans une perspective industrielle, dire qu'elle semblait faisable et valable, qu'il valait la peine d'y investir des fonds du CRSNG et qu'elle mènerait peut être à la commercialisation d'un certain produit.

Je crois que vous devez parler du projet. Vous parlez du sentiment d'appartenance de l'entreprise à l'égard du projet et de l'aide donnée par l'université pour le réaliser ou de la collaboration qu'il y aura entre les deux. Vous précisez ce que fera l'entreprise pour appuyer le projet et où se situera cette nouvelle activité en croissance.

Et je crois que la capacité d'utiliser certaines de ces expériences de travail précédentes que nous avons eues et de décrire comment elles nous ont aidés est certainement quelque chose que les universitaires n'ont pas nécessairement. Savoir comment il est possible d'utiliser les résultats dans l'industrie et montrer qu'ils peuvent faire de nous des chefs de file technologiques et nous donner un peu d'avance sur nos concurrents.

En règle générale, le candidat organise une répétition avant la visite d'évaluation pour passer en revue le programme de la journée et fixer les attentes. Les partenaires devraient s'assurer de participer à la répétition étant donné qu'ils prendront part à une réunion à huis clos en l'absence du candidat et qu'ils doivent connaître les détails de la demande.

Une fois la visite de site plus près, peut-être même la veille, il est important de discuter avec le partenaire industriel de la répartition de tâches. Et donc de cette façon-là, lorsque le partenaire industriel fait sa présentation, il ne répète pas exactement les mêmes choses que vous venez de dire. Il utilise les éléments de votre présentation pour faire valoir les intérêts que son industrie a pour votre projet. Finalement, dans le cas de questions plus techniques qui peuvent être liées au in kind, par exemple, sont aussi des discussions que les gens industriels peuvent avoir au courant de la journée avec les membres du comité.

La visite de laboratoires ou d'autres installations peut être facultative ou obligatoire dans le cadre de la visite d'évaluation, selon le type de subvention. Les visites devraient avoir un lien avec la proposition à l'examen et servir à montrer les installations et les capacités de l'établissement mises à contribution pour le projet.

Cela est vraiment important. Vous devez vous assurer que vous impressionnerez les gens. Alors votre point de départ peut être votre endroit favori. Cet endroit peut être l'entrée de l'immeuble, cela n'a pas d'importance. Mais vous devez organiser la visite et son déroulement pour qu'à la fin de la journée les membres du comité voient que vous avez le matériel et les locaux nécessaires, que vous avez réfléchi au plan, que vous pouvez faire ce que vous prévoyez.

Les installations que nous voulions utiliser pour notre programme étaient uniques, parce que l'une d'elles était située à l'extérieur du site et du campus et une autre, sur le campus. Et il était important que les membres du comité sachent où la partie extérieure se déroulerait, pourquoi il fallait que ce soit à cet endroit, pourquoi l'autre partie devait se dérouler sur place et où se situaient les limites entre ces installations. L'un des membres du comité voulait vraiment savoir pourquoi nous proposions cette installation dans notre budget. Dès que les membres ont marché dans l'installation située à l'extérieur du site, ils ont réellement compris pourquoi nous avions réparti le budget de cette façon. Et je pense qu'il faut que le chercheur principal explique pourquoi certains éléments uniques et inhabituels sont importants pour son programme de recherche.

Tout comme le reste de la visite d'évaluation, ces visites doivent être bien planifiées et organisées.

Y aura-t-il une visite des installations? Y aura-t-il une visite des laboratoires? Si oui, alors passons en revue tous les protocoles de sécurité. Revoyons tous les bons protocoles opérationnels qui s'appliquent aux installations que nous montrerons, seulement pour nous assurer qu'il n'y aura absolument aucune grosse surprise pour quiconque. Ainsi, par mégarde et par enthousiasme, quelqu'un pourrait amener les membres du comité dans un laboratoire sans leur offrir de lunettes de protection, parce qu'il a trop hâte de leur montrer ce laboratoire. Non, non, non. Réfléchissez à ce qui arrivera, parce que vous connaissez les bonnes pratiques. Ne les oubliez pas au moment de la visite à cause de l'adrénaline ou de votre enthousiasme.

Si les membres le demandent, le chercheur doit prendre le temps de leur expliquer à quoi sert chaque pièce d'équipement et pourquoi il doit l'acheter. À quelle fréquence utilisez vous cette pièce d'équipement? Pourquoi ce matériel est il dans cette pièce et non dans une autre? Pourquoi ce laboratoire est il situé au bout du corridor et la cuisine, ailleurs? Vous devez donc être préparés à répondre à n'importe quelle question. Je ne peux pas vous dire avec certitude quelles questions les membres vous poseront. Mais je peux vous garantir qu'ils vous demanderont quelque chose d'inattendu.

Les membres du comité de visite d'évaluation pourrait aussi vouloir discuter de façon informelle ou à huis clos avec des étudiants, ce qui leur permet d'évaluer davantage la qualité du cadre de formation.

L'une des parties importantes de la visite sur place est de montrer aux membres du comité l'endroit où nous formons les étudiants pour qu'ils acquièrent les compétences qu'ils utiliseront ensuite dans un contexte industriel. Dans le Food Innovation Research Studio, nous travaillons de fait avec des partenaires industriels à la création de produits que nous voulons lancer sur le marché. Ici, dans les laboratoires culinaires, les étudiants mettent en pratique et perfectionnent leurs compétences.

Puis, plus tard, lorsqu'ils feront visiter les laboratoires ou qu'ils y travailleront et qu'un membre du comité leur dira que leur travail semble intéressant, qu'il leur demandera ce qu'ils font – vous savez : Que faites vous? – et qu'il se concentrera rapidement sur cette question, les étudiants, qui seront pleinement engagés et qui auront été invités à participer à ces travaux, pourront immédiatement répondre, dans la plupart des cas, et donner de très bonnes réponses au sujet de leur rôle, de ce qui les passionne et des résultats auxquels ils aboutiront. Et j'ai toujours trouvé que la participation d'étudiants ajoute du dynamisme à la visite et insuffle de l'enthousiasme aux membres du comité.

Au fil du temps, vous savez, j'ai joué tous les rôles dans ce comité, j'ai représenté l'université et l'industrie. Vous devez réellement le considérer comme un groupe de personnes qui veulent aider d'autres personnes à faire du projet une grande réussite.

Une visite d'évaluation bien gérée peut faire toute la différence quant au succès d'une demande de subvention et nécessite une préparation à l'avance et le souci du détail. Voici quelques points importants à ne pas oublier lorsqu'on prépare une visite d'évaluation. La visite d'évaluation est l'occasion pour vous de présenter votre demande avec passion et enthousiasme. Pensez à une entrevue d'emploi ou à des arguments de vente. Les présentations au comité de visite d'évaluation devraient être de haut niveau et l'information présentée doit préciser la proposition écrite ou contenir des renseignements supplémentaires. Organisez une réunion pour répéter la présentation. Les partenaires industriels devraient prendre part à la répétition, étant donné qu'ils vont discuter en privé avec le comité de visite d'évaluation au sujet de la proposition et de leur participation au projet. Organisez un lieu de réunion pouvant recevoir confortablement tous les participants et les documents de réunion pour une journée productive. Soyez prêts à accepter des changements au programme le jour de la visite d'évaluation. Échangez avec le comité de visite d'évaluation en répondant clairement et franchement aux questions.

La journée de la visite est incroyablement intense, dès le moment où elle commence, et même avant qu'elle commence. Les membres du comité sont en réunion extrêmement intensive à partir du moment où ils arrivent jusqu'au moment où ils partent. Et ils savent que leur temps est limité.

Vous devez donc prendre cette journée en charge et vous assurer que les choses se déroulent dans le bon ordre. Alors, sans une réflexion préalable et une planification stratégique, la visite ne sera qu'une visite, plutôt que de convaincre les membres que vous pouvez réellement faire le travail.

C'est un processus très intéressant. Vous devez le voir du bon côté. Et c'est aussi un examen. Comme dans tout examen, vous pouvez prendre les choses personnellement et vous sentir vexé si quelqu'un pose une question au sujet de quelque chose qu'il n'a pas bien compris. Mais vous savez quoi? C'est vous qui avez réussi à rédiger une bonne proposition, et la visite est l'occasion parfaite de préciser les détails qui n'ont peut être pas été bien saisis. Je crois que c'est un processus très agréable, et qu'il faut le voir comme tel.