Information sur la période de conservation

Énoncé du CRSNG sur la sécurité

Le Système en ligne du CRSNG constitue un système d’information du gouvernement fédéral. Il s’adresse uniquement aux personnes qui participent à l’élaboration des demandes de financement présentées au CRSNG et à celles qui participent à l’évaluation par les pairs de ces demandes. Les activités des utilisateurs font l’objet d’une surveillance; les utilisateurs non autorisés peuvent être poursuivis en justice.

Tous les renseignements que vous entrez dans les formulaires à l’aide du Système en ligne du CRSNG sont protégés en vertu des lois et politiques fédérales. Votre accès au Système en ligne est en outre protégé par un mot de passe, et vous seul pouvez consulter vos données. Vos données sont transmises au CRSNG sous forme de fichier codé, puis conservées dans une base de données dans un serveur sécurisé situé dans les bureaux de l’administration centrale du CRSNG. Le Système en ligne vous permet de créer des formulaires, de les mettre à jour et de les imprimer, et de les présenter directement au CRSNG ou aux autorités de votre établissement aux fins d’approbation, puis au CRSNG, selon le cas. Le CRSNG utilisera vos données approuvées conformément à la rubrique Utilisation et divulgation des renseignements personnels fournis au CRSNG.

Période de conservation

Programmes de bourses

• Candidats : Les formulaires électroniques dans lesquels figurent vos renseignements personnels seront supprimés de la base de données du CRSNG après 18 mois d’inactivité.
• Rapports sur le candidat et rapports d’évaluation : Les données fournies dans ces rapports sont utilisées par le CRSNG et conservées afin de vous permettre de préparer, de mettre à jour et d’imprimer les rapports sur le candidat et les rapports d’évaluation. Les données seront supprimées de la base de données du CRSNG après 18 mois d’inactivité. La copie papier des rapports sur le candidat et des rapports d’évaluation portant votre signature deviendra alors la version officielle.

Programmes de subventions

Données biographiques personnelles

• Les candidats pourront accéder à leurs données biographiques personnelles et les modifier s’ils désirent présenter une nouvelle demande au CRSNG. Les renseignements figurant sur le formulaire 100, Formulaire de renseignements personnels, et ses annexes seront conservés dans le Système en ligne huit ans après la dernière mise à jour, après quoi ils seront effacés.
• Les évaluateurs pourront accéder à la fiche dans laquelle figurent leurs renseignements personnels et les mettre à jour afin de les utiliser lors d’évaluations ultérieures. Les renseignements personnels des évaluateurs qui sont également inscrits au Système en ligne à titre de candidats aux programmes ou aux possibilités de financement du CRSNG seront conservés huit ans après la dernière mise à jour, à la suite de quoi ils seront supprimés. Quant aux autres évaluateurs, leurs renseignements personnels seront conservés dans le Système en ligne pendant 18 mois, après quoi ils seront supprimés.

Données figurant sur la demande

• Candidats : Les renseignements figurant sur le formulaire 101, Demande de subvention, et sur le formulaire 180, Avis d’intention de présenter une demande de subvention à la découverte, seront supprimés après 18 mois d’inactivité.

Évaluation d'une demande de subvention

• Évaluateurs : Les données qui constitueront le fondement de votre évaluation d’une demande de subvention serviront aux seules fins de vous permettre d’élaborer, de mettre à jour et d’imprimer votre évaluation, et de transmettre électroniquement au CRSNG la version finale de votre évaluation. Ces données ne vous seront plus accessibles deux semaines après que vous aurez terminé votre évaluation et que vous l’aurez transmise électroniquement au CRSNG. Les données relatives aux évaluations complètes, incomplètes ou non acheminées au CRSNG seront supprimées après 18 mois d’inactivité.