Questions administratives

Propriété des articles achetés à l’aide de fonds de subvention

Tous les articles achetés ou recueillis à l’aide de fonds d’une subvention sont la propriété de l’établissement et non pas du représentant autorisé individuel à moins que l’organisme subventionnaire n’en convienne autrement par écrit ou que cette pratique soit contraire à une exigence imposée par la loi. Il incombe à l’établissement, en sa qualité de propriétaire, de veiller à ce que les articles soient utilisés pour appuyer le programme de recherche appliquée.

Afin de connaitre les responsabilités de l’établissement à l’égard du matériel et des installations, consultez la section 3.8 – Propriété du matériel et des installations de l’ Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche. L’organisme s’attend à ce que le matériel soit mis à la disposition d’autres établissements aux fins de leur recherche appliquée lorsque l’établissement qui a reçu la subvention ne s’en sert pas. L’établissement peut exiger que ces autres utilisateurs versent des frais pour recouvrer les frais directs engagés.

Les frais d’assurance ne doivent pas être imputés aux subventions de l’organisme. Il incombe à l’établissement d’assurer tout son appareillage et ses biens.

Transfert de fonds entre établissements

Les subventions sont accordées aux établissements, non aux représentants autorisés. L’organisme doit être avisé immédiatement de tout changement dans l’administration de la subvention.

Des fonds peuvent être transférés, avec l’autorisation du titulaire de la subvention, entre un établissement principal admissible, ayant reçu directement des fonds d’un organisme, et un établissement secondaire admissible dans le but de faciliter la collaboration de recherche entre les deux établissements. Les transferts de subventions incluent les transferts de fonds et de responsabilités. Les factures, les contrats et les avances comptables ne sont pas considérés comme des transferts de subventions.

Pour être admissible comme établissement principal ou établissement secondaire, un établissement doit satisfaire aux critères d’admissibilité au financement de l’organisme et signer l’ Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche. 

En cas de transfert à un établissement secondaire admissible, ce dernier assume les responsabilités de l’établissement principal relativement aux fonds de la subvention ou de la bourse à transférer. L’établissement principal doit également examiner et fusionner le formulaire 301 et veiller à produire une lettre d’entente avec l’établissement secondaire avant de transférer les fonds.

L’établissement principal qui souhaite transférer des fonds à un établissement secondaire admissible doit obtenir une lettre d’entente de transfert de fonds signée par l’établissement secondaire dans laquelle les deux parties s’engagent à respecter certaines obligations. On trouvera l’information relative à la lettre d’entente de transfert de fonds et aux exigences à respecter dans la Liste de contrôle pour le transfert de fonds d’un établissement principal à un établissement secondaire admissible.

Report de versements ou d’engagements annuels d’une subvention

La politique gouvernementale interdit à l’organisme d’effectuer le versement de subventions ou d’engagements annuels avant que le besoin se manifeste. L’organisme peut seulement verser des fonds d’un montant correspondant aux liquidités nécessaires aux projets ou aux activités. Le représentant autorisé devrait communiquer avec l’administrateur de programme de l’organisme si l’établissement a accumulé des fonds dans son compte de subvention en raison d’un ralentissement ou d’un retard dans ses projets ou ses activités (attribuable, par exemple, à la difficulté à embaucher du personnel) et juge que le versement de la subvention ou de l’engagement annuel prévu pour l’exercice suivant ne sera pas nécessaire à ce moment-là. Il doit aussi transmettre une copie à la Division des finances de l’organisme à administrationdessubventions@nserc-crsng.gc.ca pour le CRSNG, à administrationdessubventions@sshrc-crsh.gc.ca pour le CRSH ou à soutien@cihr-irsc.gc.ca pour les IRSC.

Le report du versement d’une subvention ou de l’engagement annuel a pour conséquence de prolonger la période de validité de la subvention, de permettre au représentant autorisé de réorganiser ses activités et de repousser d’un an ou deux la date de fin de la subvention. Le total de toutes les périodes de report ne peut excéder deux ans. La date de fin initiale de la subvention est modifiée en conséquence.

Le report du versement d’une subvention ou de l’engagement annuel n’a aucune incidence négative sur l’examen de la demande de subvention suivante de l’établissement. Au contraire, il témoigne d’une bonne administration des fonds de subvention et permet à l’organisme de financer d’autres établissements qui, sinon, n’auraient peut-être pas bénéficié d’un financement.

Dans des circonstances exceptionnelles, l’organisme pourrait, à sa seule discrétion, reporter ou retenir le versement subséquent à un représentant autorisé s’il estime que l’accumulation de fonds dans le compte de subvention de ce dernier n’a pas été dument justifiée et que le besoin de fonds n’a pas été démontré.

Pour obtenir plus de renseignements au sujet des reports et des retenues, communiquez avec la section de l’administration des octrois à administrationdessubventions@nserc-crsng.gc.ca pour le CRSNG, à administrationdessubventions@sshrc-crsh.gc.ca pour le CRSH ou à soutien@cihr-irsc.gc.ca pour les IRSC.

Cessation d’une subvention

On met fin à une subvention à la date à laquelle l’établissement cesse d’être admissible au financement de l’organisme, lorsque les progrès ne sont pas satisfaisants ou lorsque l’entreprise partenaire cesse de participer aux projets ou aux activités visés par la subvention.

L’établissement doit présenter les documents suivants à la Division des finances de l’organisme :

• un état des dépenses à compter de la date de cessation;
• une liste détaillée des engagements en cours que l’établissement a pris avant la cessation de la subvention, y compris les contrats ou les conventions d’emploi pour le personnel de recherche.

Aucun nouvel engagement et aucune nouvelle dépense ne peuvent être autorisés à partir du compte de subvention après la date de cessation. Tout nouvel engagement ou toute nouvelle dépense seront à la charge de l’établissement.

L’organisme peut autoriser une période de cessation progressive pour le paiement d’engagements ou de dépenses en cours à partir des fonds qu’il y a toujours dans le compte. Si aucune période de cessation progressive n’est autorisée, il incombe à l’établissement de payer les engagements ou les dépenses en cours.

Lorsque l’organisme l’autorise, la durée d’une période de cessation progressive normale est de trois à six mois.

Fonds non dépensés

Toutes les subventions versées sont réputées comme ayant un détenteur primaire, à savoir le représentant autorisé, dont le nom figure sur l’avis de subvention. Le détenteur secondaire est le président de l’établissement qui administre la subvention.

Toutes les subventions qui n’ont pas été renouvelées ou prolongées ou auxquelles on a mis fin, de même que toutes les subventions qui visent des projets qui ont été menés à bien peuvent contenir des fonds non dépensés attribués dans les années antérieures ou accordés au cours de l’exercice en cours, ou ces deux possibilités. Elles peuvent également inclure les subventions pour l’appareillage ou l’établissement d’installations qui peuvent contenir des fonds non dépensés. L’organisme devra ajuster le versement suivant à l’établissement en fonction des fonds de l’exercice en cours qui ne seront pas nécessaires aux fins pour lesquelles ces fonds ont été accordés, ou demander un remboursement si aucun futur versement n’est prévu.

CRSNG et CRSH uniquement

L’organisme permettra que les fonds non dépensés des années antérieures soient retenus par l’établissement selon certaines conditions définies par sa Division des finances. Ces fonds seront transférés au Fonds général de recherche (FGR). Il autorisera également le transfert au FGR des produits de toute vente de l’appareillage acheté ou des installations établies à l’aide des fonds qu’il a accordés. L’organisme s’attend à ce que l’établissement utilise ces fonds dans le but général de rehausser la qualité des recherches en sciences naturelles et en génie ou dans le domaine des sciences sociales et humaines, selon le cas. Les fonds versés au FGR peuvent servir à accorder de petites subventions de démarrage, une aide de transition aux équipes de recherche qui se trouvent entre deux demandes ou des fonds supplémentaires à l’appui des travaux des équipes de recherche, etc. Les fonds dans ces comptes doivent être utilisés dans un délai raisonnable.

Vous trouverez des renseignements supplémentaires dans les  Lignes directrices du Fonds général de recherche (CRSNG et CRSH uniquement).

Conditions requises pour transférer des fonds non dépensés vers le FGR

Les fonds non dépensés considérés comme des soldes résiduels* des subventions dont la période de validité a pris fin et qui n’ont pas été renouvelées ou prolongées sont admissibles à être transférés au FGR de leur établissement avec l’autorisation écrite des organismes (CRSNG et CRSH). Il en va de même pour les subventions auxquelles l’organisme a mis fin pour une raison ou une autre avant la fin de la période de validité de la subvention.

Remarque importante : Les transferts au FGR sont autorisés par les organismes aux conditions suivantes :

• le montant à transférer correspond à la définition de solde résiduel;
• l’établissement a terminé l’exercice de rapprochement annuel des subventions actives en présentant les états des dépenses (formulaire 301).

* Un solde résiduel est un montant qui correspond à 50 % ou moins de la subvention octroyée. Tout montant supérieur est considéré comme une subvention non dépensée et un remboursement est exigé.

Vous pouvez aussi consulter la liste des programmes admissibles aux transferts au FGR.

Des mécanismes sont en place pour permettre aux représentants autorisés de planifier efficacement leur budget avant la fin de la période de validité de la subvention. Consultez à ce sujet la section Report de versements ou d’engagements annuels d’une subvention.

IRSC uniquement

Tous les fonds non dépensés à la fin de la période autorisée pour utiliser les fonds doivent être retournés à l’organisme. Lorsque des fonds non dépensés sont retournés à l’organisme, un formulaire 301 signé précisant le solde non dépensé correspondant au montant du remboursement doit accompagner le chèque.